ما هي رسالة الوظيفة؟

قد تحتاج في مرحلة من حياتك المهنية إلى اتخاذ خطوة حيث تطلب منك الشركة أو مؤسسة العمل إرسال ما يعرف باسم خطاب الوظيفة الذي يوفر لصاحب العمل الخصائص الشخصية والمهنية لك باختصار ومختصر لما يظهر في السيرة الذاتية، حيث تركز هذه الرسالة على العناصر بشكل أكثر تحديدًا، فهي تجيب على السؤال المطروح من خلال التطرق إلى أهم خصائص الرسالة الوظيفية.

ما هي رسالة الوظيفة؟

يشير خطاب الوظيفة إلى الرسالة التي كتبها شخص على دراية بالشخص الآخر المتقدم للوظيفة، على سبيل المثال، مديره في وظيفة سابقة، أو زميل في العمل، أو مدرب في دورة تدريبية بحيث يكون شاهد على مهاراته المهنية والشخصية وأخلاقيات العمل، ولهذا السبب يطلق عليها أيضًا في المرجع أو الرسالة الشخصية، تقدم هذه الرسالة لمحة سريعة وقوية عن النقاط الإيجابية للمرشح، ولها تأثير كبير في رفع الاحتمالية من قبوله للوظيفة.

خصائص الرسالة الوظيفية

يعد الإيجاز والوضوح من بين أهم ميزات خطاب الوظيفة. من الضروري أن تكون الرسالة موجزة ومختصرة حتى لا ينفر صاحب العمل قراءتها، وفي نفس الوقت يجب أن يكون مهنيًا وأن يركز على أهم التفاصيل المتعلقة باحتياجات الشركة وصاحب العمل للفت انتباهه. إلى المرشح للوظيفة، وهذه هي السمات الأخرى الأكثر أهمية للحرف المسمى الوظيفي أو خطاب الترشيح كما يطلق عليه أحيانًا:

• الحياد وتجنب المجاملة والمبالغة.
• اختيار المفردات بلباقة وسلسة وواضحة.
• تجنب أي أخطاء نحوية أو إملائية في الرسالة.
• يجب أن تكون الرسالة مباشرة ولا تحتوي على كلمات متكررة.
• استخدم أسلوبًا رسميًا ولباقًا يعبر عن احترام قارئ الرسالة.
• تجنب التشبيهات أو الأساليب البلاغية.

ما هي أهم عناصر مهمة العمل؟

هناك بعض النقاط أو العناصر التي يجب تضمينها في خطاب الوظيفة أو الخطاب المرجعي حتى تكون بالمستوى المطلوب لصاحب العمل أو مسؤول التوظيف عند قراءته، وهذه هي أهم تلك النقاط:

• الاسم الكامل.
• معلومات الاتصال بما في ذلك عنوان البريد الإلكتروني.
• تاريخ كتابة خطاب الوظيفة.
• الاسم والمسمى الوظيفي للشخص المرتبط بإعلان الوظيفة.
• اثنان أو ثلاثة من أهم مهارات المتقدم وأكثرها صلة.
• أسباب ترشيحك باختصار شديد.

خطوات لكتابة خطاب الوظيفة

إذا كنت متقدمًا وتسعى للحصول على خطاب عمل من أحد زملائك أو رؤسائك في وظائف سابقة، فيجب أن تركز على أن يذكر زميلك أو رئيسك السابق هذه العناصر. وهو ما يجب تضمينه في خطاب العمل الخاص بك لتنظيم العناصر المذكورة سابقاً، مع مراعاة أن تكون الرسالة قصيرة، وتتسم بالإيجاز والتوضيح حتى تكون سهلة القراءة وليست مملة لصاحب العمل، وهذه هي الأهم. خطوات كتابته:

اكتب العناصر الرئيسية

تتضمن هذه العناصر أهم المعلومات الشخصية ومعلومات الاتصال الخاصة بك في بداية الرسالة مثل الاسم ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني، ويجب أن ينتهي خطاب الوظيفة بالمعلومات الشخصية للمرشح الذي كُتب من أجله.

شرح العلاقة مع المرشح للوظيفة

يتضمن هذا الجزء كتابة الزميل أو المدير السابق لأسباب ترشيح المتقدم للوظيفة وعوامل أهليته ومدى ملاءمته لها، مع ذكر المهارات التي تميزه وأخلاقيات عمله على أنها التزامه، مع مراعاة ضع في اعتبارك أن كل هذا لا يتجاوز بضعة أسطر ومختصرة.

حدد الفترة الزمنية لعلاقتك مع المرشح للوظيفة

من المهم لصاحب العمل الذي سيقرأ هذه الرسالة أن يعرف علاقتك بالمرشح، خاصة إذا كانت فترة طويلة من الزمن تتكون من سنوات عديدة. إليك مثال بسيط: “لقد عملت أنا وزميلي (المرشح) لمدة ثلاث سنوات في عدد من المشاريع في تلك الشركة. “.

أعط صفات إيجابية مع أمثلة محددة

اكتب ما لا يقل عن ثلاث خصائص شخصية إيجابية مهمة للشركة وصاحب العمل الذي سيقرأ خطاب الوظيفة هذا ويفهم أن هذه الخصائص للمرشح للوظيفة ستفيد شركته، من خلال ذكر المهارات الشخصية مثل الاتصال والقدرات القيادية والكفاءة، فضلا عن المهارات العملية، ويفضل الأمثلة. صِف قرارًا اتخذته وساعد في حل مشكلة موجودة مسبقًا.

اكتب بيان مهمة الوظيفة في الختام

هذا يعني أنك تختتم خطاب وظيفتك بتوصيتك النهائية التي تلخص خطابك السابق، على سبيل المثال، يمكنك أن تقول: “لهذه الأسباب المذكورة، أوصي بهذا المنصب لـ” المرشح للوظيفة “، وأشعر أنه سيكون الإضافة الحقيقية والائتمان لأي شركة “.

اكتب معلوماتك

يتضمن هذا الجزء كتابة معلوماتك الشخصية مثل اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك الشخصي وبالطبع المهنة أو المنصب الوظيفي إذا كنت مديرًا سابقًا أو زميلًا للمرشح.

كلمة قالب كتابة خطاب العمل

لا تقل أهمية خطاب الوظيفة عن السيرة الذاتية، فهي تضيف إلى ملف مقدم الطلب وتزيد من احتمالية قبوله وتلفت انتباه صاحب العمل بشكل إيجابي، خاصة إذا كانت تلتزم بالإيجاز والوضوح وعدم المبالغة. فيما يلي نموذج لرسالة وظيفية كمثال توضيحي:

• تاريخ:______
• نشر الوظيفة:______
• السيد مدير التوظيف: ______ الشركة: ______
• اسم المرشح للمنصب: ______
• المنصب المتقدم لشغله بالطلب:______

“أعمل كمدير في شركة ____ وعمل (المرشح للوظيفة) تحت قيادتي لمدة ثلاث سنوات ونصف، وخلال تلك الفترة لاحظت أنه العضو الأكثر التزامًا في المنظمة حتى على المدى البعيد. زملائه ولاحظت خبرته المهنية في تدخله في وضع الخطط وتطوير المهام وحل المشكلات المعقدة اضافة الى خبرته القوية في التعامل مع برامج الكمبيوتر مثل ….. ومهاراته التسويقية استطاع رفع نسبة مبيعات الشركة طوال الفترة التي عمل فيها “.

لهذه الأسباب أوصي (المرشح) بمنصب مدير التسويق في شركتك، وأرى أنه إضافة قوية للمنظمة.

• الاسم:______
• رقم الهاتف الشخصي: ______
• بريد الالكتروني:______