7 تقنيات ذهنية لتحسين إدارة الوقت

1. تصوُّر أهدافك اليومية:

عندما تستيقظ كلَّ صباح قرِّر ما تريد القيام به في هذا اليوم، وما هي المهام التي تريد إنجازها؟ وما هي النشاطات التي تريد الاستمتاع بها؟ من الهام ملاحظة أنَّ الأهداف اليومية لا يجب بالضرورة أن تكون مرتبطة بالعمل؛ فربَّما يكون هدفك اليوم هو قضاء الوقت مع عائلتك أو الاستمتاع بيوم في ملعب الجولف.

ثمَّ خذ بضع دقائق لتصور هذه المهام وكيف سيكون شعورك إذا قمت بها بالفعل؟ وذلك لأنَّ شعورك بالإنجاز سيجدد حافزك لإكمال مهامك في هذا اليوم وعدم تأجيلها أكثر من ذلك.

2. تجنُّب تأجيل المهام:

للأسف، إنَّنا نضيع مزيداً من الطاقة الذهنية في القلق بشأن المهام التي يتعين علينا القيام بها أكثر من الوقت الذي نقضيه في القيام بها، وعندما تؤجِّل المهام ستبقى دائماً في عقلك الباطن، ومن الصعب الاستمتاع بوقت الفراغ عندما تفكر دائماً سواء أفكرتَ بوعي أم بلا وعي في العمل الذي تؤجله؛ ولتجنب إهدار الطاقة الذهنية والقلق بشأن هذه المهام غير المنتهية، أنجِزْ دائماً المهام فور ظهورها.

3. تحديد مواعيد نهائية:

لا شيء يحفزنا على إنجاز المهام مثل تحديد موعد نهائي لها؛ فقد تترافق بعضها مع موعد نهائي، لكنَّ ذلك لا ينطبق على جميع المهام؛ لذا يمكنك الاستفادة كثيراً إذا حددت مواعيد نهائية لجميع أمورك.

إنَّ المواعيد النهائية تخلصك من التسويف، ويمكن أن تحفزك حتَّى عندما لا تكون لديك رغبة في إكمال المهمة، ومع ذلك من الهام عند تحديد مواعيد نهائية لنفسك أن تلتزم بها فعلياً؛ فإذا بدأت في تجاهل المواعيد النهائية التي حدَّدتها فسرعان ما ستضيع جهودك في إدارة الوقت سدىً.

شاهد بالفديو: كيف تتقن فن إدارة الوقت؟

4. إنشاء قائمة مهام:

واحدة من أفضل أدوات إدارة الوقت التي يمكنك استخدامها هي قائمة المهام؛ فكتابة المهام التي يتعين عليك إكمالها على ورقة يجعلها تبدو أكثر قابلية للتنفيذ؛ وذلك يوفر لك طريقة مرئية وملموسة لمعرفة مقدار ما يتعين عليك القيام به، وتتبُّع الأشياء التي قمت بها بالفعل، كما أنَّ وضع علامة إلى جانب المهمة التي أنجزتها في قائمتك يُعَدُّ مكافأة في حدِّ ذاته.

5. التَّوقف عن ممارسة تعدد المهام:

يوجد أشخاص كثيرون يشعرون بأنَّهم بارعون حقَّاً بممارسة تعدد المهام؛ لكنَّ قليلاً منَّا كذلك في الواقع؛ فقد أظهرت الدراسات أنَّنا دائماً ما نكون أقل إنتاجية عندما نحاول إنجاز مهام متعددة في وقت واحد.

من خلال تعلم كيفية تحديد الأولويات ستتمكن من إنجاز مهام أكثر بكثير ممَّا لو كنت تقوم بمهام متعددة، كما لا نكون أقل إنتاجية عندما نقوم بمهام متعددة فحسب؛ بل يمكن أن يزيد ذلك أيضاً من احتمال إصابتك بالاحتراق الوظيفي؛ لأنَّه أكثر صعوبة وأكثر إرهاقاً من تركيز جهودك على مهمة واحدة.

لذا بدلاً من محاولة إنجاز كل شيء في وقت واحد، ابدأ في إنجاز مهامك واحدةً تلو الأخرى مع تركيز انتباهك كله على هذه المهمة الفردية حتَّى تكتمل.

6. مكافأة نفسك:

عندما تنجز مهمة كافئ نفسك، وهذا لا يعني أنَّه يجب عليك إقامة احتفال ضخم في كل مرة تقوم فيها بالانتهاء من شيء ما من قائمة مهامك؛ فقد تكون المكافأة على إنهاء مهمة ما هي شيء بسيط، مثل الخروج لاستنشاق الهواء النقي أو تناول وجبة لذيذة.

تأكَّد من أنَّ المكافآت التي تمنحها لنفسك صِحِّيَّة ولا تستهلك كثيراً من وقتك؛ فعلى سبيل المثال، قد لا يكون تناول علبة من الحلوى في كل مرة تنتهي فيها من مهمة فكرة جيدة، ولا أخذ استراحة في الساعتين التاليتين، ومع ذلك عند القيام بذلك بطريقةٍ صحيحةٍ يمكن أن يكون للمكافآت الصغيرة أثر كبير.

7. تخصيص وقت للاسترخاء:

بصرف النظر عن مقدار ما تفعله، فستظل لديك دائماً مهام يمكنك العمل عليها، وفي بعض الأحيان، قد يكون هذا الشعور بعدم الانتهاء من العمل أمراً مربكاً، وقد تجد نفسك تحاول التعويض عن طريق العمل لفترة أطول وأصعب، وغالباً ما تصل إلى مرحلة الاحتراق الوظيفي.

عندما تصل الأمور إلى هذا الحد _ بصرف النظر عن مدى صعوبة المحاولة _ لن يكون العمل الذي تقوم به بنفس الجودة كما كان من قبل، وسيزداد الوقت الذي تستغرقه للقيام بذلك، والأسوأ من ذلك أنَّ الوصول إلى مرحلة الاحتراق الوظيفي ليس صحيَّاً.

من الهام معرفة متى يجب التراجع والاسترخاء؛ على سبيل المثال، مكافأة نفسك بفترات قصيرة من الاسترخاء، فاعلم أنَّ تخصيص هذا الوقت لنفسك هام جداً؛ لإدارة الوقت إدارةً فعالةً تماماً مثل أهمية أخذ الوقت لإكمال مهامك.

في الختام:

باتباع هذه الأساليب الذهنية لتحسين إدارة وقتك ستتمكن من إنجاز مزيد من الأعمال بسرعة وأكثر سهولة ممَّا كنت تظن أنَّه ممكن.

المصدر